Cómo compartir un archivo o una carpeta

Al terminar tendrás un enlace con tu marca para un archivo o para una carpeta entera de tu sección Archivos: un presupuesto, un contrato, el material en bruto de un rodaje o una entrega que no necesita galería. Quien lo recibe lo abre sin crear ninguna cuenta y descarga lo que hay dentro.

Antes de empezar

• Lo que vas a compartir tiene que estar ya en Archivos. Si todavía no lo has subido, consulta Cómo subir y organizar tus archivos en carpetas.
• Las carpetas forman parte del plan Estudio. En los demás planes se comparte archivo a archivo.
• Un enlace nuevo nace abierto: sin contraseña y sin fecha de caducidad. Si el contenido es privado, pónselas antes de enviarlo.

Compartir desde la fila

1. Abre la sección Archivos del panel y localiza el archivo o la carpeta.
2. En su fila, pulsa el icono de enlace, «Compartir y copiar el enlace».
3. Junto al botón se abre un recuadro con la dirección del enlace, que ya se ha copiado al portapapeles: lo confirma la etiqueta «Copiado» dentro del campo.
4. Pégalo donde lo necesites.

Si el navegador no permite copiar, el recuadro lo indica con «No se pudo copiar solo. Cópialo con ⌘C: ya está seleccionado.» (en Windows, con Ctrl+C). La dirección queda seleccionada en el campo, de modo que basta con pulsar esas teclas.

Si la fila ya tiene enlace, el mismo icono se llama «Copiar enlace» y copia el que existe. Nunca crea un segundo enlace para lo mismo: cada archivo y cada carpeta tienen, como mucho, un enlace activo.

El recuadro también dice cómo está el enlace: «Cualquiera con el enlace puede ver», «Con contraseña» o la fecha en que caduca.

Compartir la carpeta que tienes abierta

La carpeta en la que estás no aparece como fila en la lista. Para compartirla, pulsa el botón de los tres puntos que hay junto a su título, «Más acciones de la carpeta», y elige «Compartir carpeta». Hace exactamente lo mismo que el icono de enlace de su fila.

Qué enseña el enlace de una carpeta

El enlace de una carpeta comparte la carpeta entera: lo que hay dentro ahora, sus subcarpetas y lo que añadas después. No existe una lista de archivos aprobados; lo que decide qué se ve es dónde está cada archivo.

• Añadir es entregar. Subir o mover algo a una carpeta compartida, o a cualquier subcarpeta suya, lo hace visible al momento para quien tenga el enlace. Antes de subir, el panel lo pregunta con el diálogo «Esta carpeta está compartida» y el botón «Subir igualmente»; al mover, el aviso aparece dentro del propio diálogo de mover.
• Sacar es retirar. Mover un archivo fuera de la carpeta lo quita del enlace en ese instante, y el aviso de confirmación lo dice: «Ya no se comparte en «Entregas»: quien tenga el enlace deja de verlo.»
• Dentro de la carpeta se recuerda. Mientras navegas por una carpeta compartida o por una de sus subcarpetas, encima de la lista aparece «Compartida con el enlace de «Entregas»: quien lo tenga ve todo lo que hay aquí.», con el botón «Ver el enlace».
• Un archivo puede tener su enlace propio además. Si compartes un archivo que ya se ve por el enlace de su carpeta, los dos enlaces son independientes, y el recuadro lo advierte: «También lo ve quien tenga el enlace de «Entregas».»

Poner contraseña o fecha de caducidad

Los ajustes del enlace están en el panel lateral del archivo o de la carpeta. Se llega a él con «Gestionar», en el recuadro que aparece al compartir, o pulsando el nombre de un archivo en la lista.

En el bloque «Quién puede abrirlo» hay dos ajustes, y cada uno muestra su valor actual:

• «Contraseña»: pulsa «Poner», o «Cambiar» si ya tiene una. Quien abra el enlace tendrá que escribirla. El propio diálogo lo recuerda: «Mándasela por otro camino, no en el mismo mensaje que el enlace.» Para retirarla, entra en el mismo ajuste y pulsa «Quitar la contraseña». Una vez guardada, el panel no vuelve a mostrarla: solo indica «Puesta».
• «Caducidad»: elige el día en el campo «Deja de abrir después del». El enlace funciona hasta el final de ese día; después, quien lo tenga verá lo mismo que si no existiera. La fecha más temprana que admite es mañana. «Quitar la caducidad» lo deja sin fecha.

Los cambios se aplican sobre la misma dirección, así que no hace falta volver a enviar el enlace.

Cómo saber qué tienes compartido

• La columna «Compartido» de la lista indica el estado de cada fila: «Enlace activo», «Con contraseña», «Caducado» o un guion si no se comparte. Una fila que se ve por el enlace de una carpeta superior muestra el nombre de esa carpeta: «Por «Entregas»».
• La pestaña «Compartidos», encima de la lista, reúne todo lo que tiene enlace propio, venga de la carpeta que venga.

Dejar de compartir

En el panel lateral, al pie del enlace, pulsa «Dejar de compartir». El diálogo «¿Dejar de compartir «Entregas»?» avisa de que el enlace deja de abrir al momento para quien lo tenga. Los archivos siguen en tu cuenta: lo que se apaga es el enlace.

Quien abra después esa dirección verá «Este enlace ya no está disponible». Si más adelante vuelves a compartir el mismo archivo o la misma carpeta, se crea un enlace nuevo con otra dirección: el anterior no vuelve a funcionar.

Borrar el archivo o la carpeta también apaga su enlace. Consulta Cómo borrar o archivar archivos y carpetas.

Los enlaces antiguos

Los archivos que compartiste con la versión anterior de Archivos pueden conservar un enlace con esta forma:

tuestudio.positiva.studio/f/...

Siguen funcionando y aparecen como «Enlace activo», pero no admiten contraseña ni caducidad, y el recuadro lo indica con «No admite contraseña ni caducidad». Se apagan igual, con «Dejar de compartir» en su panel lateral. Si después vuelves a compartir ese archivo desde su fila, vuelve a funcionar esa misma dirección.

Cuándo usar Archivos y cuándo una galería

Las dos vías entregan material con tu marca, pero ofrecen controles distintos:

Archivos es la vía adecuada para los documentos y el material de trabajo que acompañan al encargo. Lo que el cliente tiene que ver, elegir o revisar pertenece a una galería.

Qué consume de tu almacenamiento

Lo que subes a Archivos cuenta contra tu almacenamiento igual que las fotografías y los vídeos de las galerías. Compartirlo no ocupa espacio adicional. Consulta Cómo se calcula tu almacenamiento.

Si no queda espacio disponible, la subida responde: «No hay saldo suficiente: usas X de Y. Amplía el almacenamiento para subir esta tanda.»

Problemas frecuentes

• Circula un enlace /f/… que no recuerdas haber creado. Tus clientes también generan enlaces de este tipo desde el visor de una galería, cuando comparten una fotografía suelta con otra persona. Esos enlaces no aparecen en tu lista de Archivos, porque no los has creado tú: no los busques ahí.
• La carpeta compartida pasa de 800 archivos. El panel lo avisa: «Son demasiados archivos para descargarlos juntos (el tope son 800 y aquí hay 912). El enlace sigue funcionando: quien lo reciba puede bajar los archivos de uno en uno o por subcarpetas.» Antes de cruzar ese número al subir, el diálogo de subida también lo advierte.
• Algún archivo «todavía se está preparando». Acaba de subirse y aún no está listo para la descarga en bloque. Mientras tanto se puede descargar de uno en uno.

Para saber qué ve exactamente la persona que recibe el enlace, consulta Qué ve quien abre un enlace de Archivos.